A levelezőalkalmazásokba bármelyik e-mail fiókját felveheti az adott fiókban található e-mailek kezeléséhez. Hozzáadhatja például az Outlook vagy az Apple Mail levelezőalkalmazáshoz a Gmail, az, a, az AOL vagy a Yahoo szolgáltatásbeli webes levelezőfiókját, illetve a munkahelyi e-mail fiókjait is. Webes levelezőfiókok hozzáadása levelezőalkalmazáshoz, például az Outlookhoz, az Apple Mailhez vagy a Thunderbirdhöz Amikor e-mail fiókot ad hozzá a levelezőalkalmazásához, az alkalmazás általában megkísérli IMAP-hozzáféréssel beállítani a fiókot anélkül, hogy bármit is kérdezne Öntől. Ha a levelezőalkalmazás problémát tapasztal az e-mail fiókja hozzáadásakor, annak az oka általában az, hogy az e-mail fiók POP-hozzáférésre van beállítva. Ebben az esetben el kell mennie a levelezési szolgáltatóhoz, és meg kell találnia a POP- és SMTP-kiszolgáló nevét, hogy meg tudja adnia az adatokat a levelezőalkalmazásban. A POP3 és az IMAP közötti különbség. Az adatok általában az alábbihoz hasonlóan néznek ki: Bejövő levelek kiszolgálója (IMAP): imap.
Szintén gyakori kérdés, hogy a fenti 2 protokoll közül melyiket és hogyan érdemes használni a levelezéshez. A kettő közötti lényeges különbség abban rejlik, ahogyan a leveleket kezelik. Lényegében létrehozható mindkét esetben a felhasználó számára a másik módszerhez hasonló működés. Alapbeállítás szerint azonban célszerű olyan módon választani közülük, hogy az a használat szempontjából a lehető legegyszerűbb és legkényelmesebb legyen. Lássuk a főbb dolgokat, valamint az előnyöket és hátrányokat röviden: POP3: Alap portszáma: 110 Általában letölti a leveleket a szerverről, majd letörli őket onnan. Pop3 vagy imap en. (Persze beállítható a törlés elhagyása is! ) Előnyei: Offline is olvashatók a levelek minden esetben A helyben lévő keresés gyorsabb, mint a szerveren való Hátrányai: Csak azon az eszközön elérhetők a levelek, ahova leszedtük őket. Csak azon az egy gépen elérhető az elküldött levelek, piszkozatok és a törölt levelek mappa is Ha sok levelünk van (akár több 10. 000), akkor a kliensek instabillá válhatnak Mikor célszerű használni: Rosszabb minőségű netkapcsolat esetén Ha mi szeretnénk kezelni, rendszerezni és szűrni a leveleket a saját gépünkön IMAP: Alap portszáma: 143 SSL kapcsolattal a 993-as portot használja Általában arra használatos, hogy a helyi gépen lévő, illetve a szerveren megtalálható leveleket szinkronban tartsa.
Mindkét fiók típus esetén lehetőség van saját eszközről emailek küldésére és fogadására. Viszont amíg a POP3 esetén csak a bejövő emailek tárolódnak a szervereinken, általában csak addig, amíg a kliens gép letölti őket, addig az IMAP esetén a levelek és a létrehozott mappák is a szerveren tárolódnak. Pop3 vagy imap teljes film. Az IMAP esetén tehát ha több eszközről használjuk ugyanazt a fiókot, akkor (megfelelő beállítások mellett) a mappák minden eszközön látszanak, az egyik gépről küldött, vagy épp egy másik mappába áthelyezett emailek a másik eszközön is láthatóvá válnak, illetve akár a webes felületről egy böngészőből is elérhetőek a teljes levelezés. Látszólag tehát az IMAP szinte mindenben többet tud. Vannak azonban hátrányai is. Mivel nyilvánvalóan nagyobb a tárolási és erőforrás igénye, ezért a szolgáltatás költsége is magasabb. Fontos, hogy mivel a kliens nem csak egyszer letölti a levelet és mindent helyben használ, hanem folyamatosan kommunikál, ezért a mappák használata hosszadalmasabb lesz, lassú internet kapcsolat esetén ez akár lényeges lassulás is lehet.
Képes mappákat is kezelni, s már a szerveren rendezni a leveleket a beállításoknak megfelelően. A levelek bárhonnan elérhetőek, nem töltődnek le, a kliens csak cache-eli őket. A kliens csak kapcsolódik a szerverhez, s azon végzi el a kért műveleteket. Több eszközön (telefon, tablet, laptop, asztali gép stb. ) is ugyanazt látjuk és használhatjuk Kereshetünk a szerveren a levelek között Lehetséges már a szerveren rendezni a leveleket a beállításoknak megfelelően Akár nyilvános vagy megosztott mappákat is csinálhatunk Nem foglalják a levelek a helyet az eszközökön. (Persze letölthetők, csak át kell állítani az alapbeállítást. ) Natívan támogatja a biztonságos bejelentkezést, akár SSL-lel is. Webmailen is látjuk minden levelünket, ez hasznos lehet sokat utazóknak. Pop3 vagy imap 1. A levelek foglalják a szerveren lévő tárhelyet és beszámítanak a mentendő adatokba is. Ha betelik a tárhely, akkor esetleg nem tudunk több levelet fogadni Offline csak akkor tudunk levelet olvasni, ha külön beállítottuk a letöltésüket Ha egy fiókhoz több kolléga is hozzá szeretne férni (Pl. )